1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

T.C. Zutendaal ("de club", "wij") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens op deze website en in de app van de club.

• T.C. Zutendaal, Blookbergstraat 15 3690 Zutendaal
• Contact voor privacyvragen: info@tczutendaal.be

De website, de apps en de kassa worden voor de club gebouwd en gehost door Sappico V.O.F. (ClubManager), Genk. Sappico werkt daarbij als verwerker: uitsluitend in opdracht van de club en op basis van een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, geslacht, en het tijdstip waarop u dit privacybeleid aanvaardde
• Lidmaatschapsgegevens: lidnummer, type lidmaatschap en klassement. Waar de club dit gebruikt, nemen wij deze gegevens over van de sportfederatie (bv. Tennis Vlaanderen) waarbij u via de club bent aangesloten.
• Profielgegevens: profielfoto, spelniveau, voorkeuren voor meldingen en voor uw startscherm
• Gegevens van kinderen: naam en geboortedatum van kinderen die u toevoegt of koppelt voor inschrijvingen
• Betalingsgegevens: wat u betaalde en wanneer (lidgeld, lessen, activiteiten, webshop, barrekening). Betalingen verlopen via een betaaldienst; wij bewaren geen bank- of kaartgegevens.
• Deelname: inschrijvingen voor lessen, activiteiten, interclub en toernooien, aanwezigheden, uitslagen en ranglijsten, vrijwilligersbeurten, spaarpunten
• Lesgegevens: aanwezigheden, het lesverslag van de trainer, persoonlijke feedback (eventueel met een foto of kort filmpje) en evaluaties. Die zijn enkel zichtbaar voor de speler zelf, gekoppelde ouders en de trainers.
• Communicatie: chatberichten tussen leden, reacties, ideeën, meldingen van een probleem of een verloren voorwerp, berichten via het contactformulier
• Door u geplaatste inhoud: foto's, en waar de club dit aanbiedt korte video's ("shorts") en livestreams, met titel, beschrijving en audio
• Locatiegegevens: uw positie op het moment dat u zich op de club aanmeldt of de verlichting bedient, en, enkel als u dit zelf inschakelt, het binnenkomen en verlaten van de zone rond de club (zie punt 9)
• Technische gegevens: toesteltype, besturingssysteem, app-versie, IP-adres en tijdstip van verzoeken aan onze server (beveiliging en foutopsporing), en het adres van uw toestel voor pushmeldingen

Wij gebruiken geen advertentie- of trackingdiensten en verkopen nooit gegevens.

3. Waarvoor en op welke grond?

• Uitvoering van uw lidmaatschap (overeenkomst): account, lidmaatschap, inschrijvingen, lessen, betalingen, barrekening, communicatie over activiteiten waarvoor u bent ingeschreven
• Gerechtvaardigd belang van de club: de werking van het clubleven (chat, ranglijsten, ledenzoeker, fotoalbums van clubactiviteiten), beveiliging en het voorkomen van misbruik, statistieken zonder namen. U kunt hiertegen bezwaar maken (zie punt 7).
• Uw toestemming: pushmeldingen, locatie en automatisch aanmelden, camera en microfoon, de nieuwsbrief, uw naam tonen bij "Nu op de club" en uw verjaardag tonen aan andere leden (standaard uit). U trekt die toestemming op elk moment weer in via de instellingen van de app of van uw toestel, of via de uitschrijflink in elke nieuwsbrief.
• Wettelijke verplichting: boekhouding en facturatie, en de ledenadministratie voor de sportfederatie

4. Met wie delen wij gegevens?

Enkel met dienstverleners die ze nodig hebben om hun dienst te leveren, en enkel in opdracht van de club:

• Sappico V.O.F. (ClubManager), Genk: ontwikkeling, hosting en onderhoud van de website, de apps en de kassa
• Hetzner Online, Duitsland: de servers en back-ups (binnen de EU)
• Cloudflare: beveiliging en versnelling van het netwerkverkeer, en opslag van video's
• Mollie, Nederland: online betalingen. Waar de club een kaartterminal aan de kassa gebruikt: de leverancier van die terminal (bv. SumUp of Worldline).
• Mailtrap: het afleveren van e-mails (verificatie, bevestigingen, nieuwsbrief)
• Apple en Google (Firebase Cloud Messaging): het afleveren van pushmeldingen op uw toestel
• De sportfederatie waarbij de club is aangesloten: ledenadministratie en klassementen

Het bestuur kan voor het opstellen van nieuwsberichten een AI-schrijfhulp gebruiken (Anthropic of OpenAI). Daarbij worden geen ledengegevens doorgegeven: enkel de tekst die het bestuurslid zelf intikt.

Andere leden zien van u enkel wat nodig is voor het clubleven: uw naam en profielfoto, en wat u zelf deelt (berichten, foto's, deelname aan activiteiten, uitslagen). Uw e-mailadres, telefoonnummer en adres zijn niet zichtbaar voor andere leden.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw gegevens staan op servers in de Europese Unie. Enkele dienstverleners (Cloudflare, Apple, Google, Mailtrap) zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte aan hen gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Account en profiel: zolang u lid bent of uw account behoudt. U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen (zie punt 7).
• Betalingen, bestellingen en facturen: 7 jaar (boekhoudplicht), ook na het verwijderen van uw account
• Chatberichten: tot u ze verwijdert of uw account verwijderd wordt
• Bezoeken aan de club ("Nu op de club"): de positie van het aanmeldmoment 30 dagen, het bezoek zelf 2 jaar
• Persoonlijke lesfeedback en evaluaties: de termijn die de club instelt, daarna automatisch verwijderd
• Video's (shorts): tot u ze verwijdert, of tot de vervaldatum die de club instelt
• Meldingen van misbruik en moderatie: maximaal 12 maanden
• Technische logs (verzoeken aan de server, met IP-adres): enkele weken; handelingen van beheerders: 90 dagen
• Back-ups: 30 dagen

7. Uw rechten

Op grond van de AVG (GDPR) heeft u het recht om:

• uw gegevens in te zien en mee te nemen: in de app via Profiel → Instellingen → Mijn gegevens downloaden, of op vraag via het contactadres hierboven
• uw gegevens te verbeteren: in de app of op de website via uw profiel
• uw account en gegevens te laten verwijderen: in de app via Profiel → Instellingen → Account verwijderen. Uw eigen inhoud (berichten, foto's, video's, bezoeken, uitslagen) verdwijnt dan meteen; enkel wat wij wettelijk moeten bewaren (betalingen) blijft, zonder verdere koppeling aan uw account.
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, of de verwerking te laten beperken
• uw toestemming in te trekken (meldingen, locatie, nieuwsbrief)
• een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be)

Wij beantwoorden een verzoek binnen één maand.

8. Kinderen en minimumleeftijd

Een eigen account maken kan vanaf 13 jaar. Voor jongere kinderen maakt een ouder of voogd het account aan en beheert hij of zij de inschrijvingen ("Kind koppelen"). Wij verzamelen geen gegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of voogd.

Voor het plaatsen van video's en het starten van livestreams geldt een minimumleeftijd van 13 jaar, en online betalen kan pas vanaf de leeftijd die de club instelt. Beide grenzen worden gecontroleerd op basis van de geboortedatum.

9. Locatiegegevens

De app gebruikt uw locatie enkel voor functies die u zelf gebruikt of inschakelt:

• "Nu op de club" (aanmelden op de club): wanneer u zichzelf aanmeldt, controleert de app eenmalig of u zich binnen de straal rond de club bevindt. Uw positie wordt daarvoor één keer naar onze server gestuurd. Wat wij bij dat bezoek bewaren is het tijdstip van aan- en afmelden, uw zichtbaarheid voor andere leden en de positie van het aanmeldmoment (coördinaten, afstand tot de club en gps-nauwkeurigheid), enkel zodat het clubbestuur een verkeerde aanmelding kan nakijken. Er wordt geen locatiegeschiedenis bijgehouden.
• Automatisch aanmelden (optioneel, standaard uit): als u deze instelling inschakelt, bewaakt de app op uw toestel een cirkel rond het clubadres (geofence), ook wanneer de app gesloten is. Daarvoor is de locatietoestemming "Altijd" nodig. Enkel bij het binnenkomen of verlaten van die cirkel stuurt de app een positie naar onze server om de aan- of afmelding te bevestigen. De app volgt u niet buiten die cirkel en houdt geen locatiegeschiedenis bij.
• Terreinverlichting: waar de club dit aanbiedt, controleert de app bij het bedienen van de verlichting of u op de club aanwezig bent.

Locatiegegevens worden nooit met derden gedeeld en niet gebruikt voor advertenties of profilering. U kunt automatisch aanmelden op elk moment uitschakelen in de app en de locatietoestemming intrekken via de instellingen van uw toestel; de overige functies blijven dan gewoon werken.

10. Camera, microfoon en fotobibliotheek

De app vraagt enkel om toegang tot camera en microfoon wanneer u een foto of video wil maken of een livestream wil starten, en tot uw fotobibliotheek wanneer u een bestaand beeld kiest. U kunt die toegang op elk moment intrekken via de instellingen van uw toestel.

11. Pushmeldingen

Als u toestemming geeft, sturen wij pushmeldingen over onder andere nieuwe berichten, activiteiten en lessen. U schakelt ze per categorie in of uit via Profiel → Meldingen, of volledig via de instellingen van uw toestel.

12. Cookies op de website

De website gebruikt enkel cookies die nodig zijn om ze te laten werken: een sessiecookie om u aangemeld te houden en een beveiligingscookie voor formulieren. Daarvoor is geen toestemming nodig. Er zijn geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Een kaart van een externe kaartdienst wordt pas geladen nadat u erop klikt.

13. Door leden geplaatste inhoud en moderatie

Waar leden eigen inhoud kunnen plaatsen (video's, livestreams, reacties, foto's) hanteren wij een nultolerantiebeleid tegenover ongepaste of onrechtmatige inhoud en tegenover misbruik van andere leden. Voor u voor het eerst een video of livestream plaatst, vragen wij u akkoord te gaan met de richtlijnen van de club.

• Rapporteren: elk lid kan inhoud melden via de knop "Rapporteer"
• Blokkeren: elk lid kan een ander lid blokkeren; inhoud van dat lid is dan niet meer zichtbaar (beheer via Profiel → Privacy → Geblokkeerde gebruikers)
• Reactietijd: wij behandelen elke melding binnen 24 uur. Bij een terechte melding verwijderen wij de inhoud en kan het account geschorst of verwijderd worden.
• Eigen inhoud: u kunt uw eigen video's, reacties en berichten op elk moment verwijderen

14. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (https). Wachtwoorden worden enkel als onomkeerbare hash bewaard en chatberichten staan versleuteld in de database. Enkel bestuursleden met een beheerdersrol hebben toegang tot de ledenadministratie; het bestuur kan geen privégesprekken lezen. Bij een inbreuk met een risico voor uw rechten verwittigen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit zoals de wet voorschrijft.

15. Wijzigingen en contact

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen; een belangrijke wijziging melden wij via de app of per e-mail. Voor vragen of om uw rechten uit te oefenen: info@tczutendaal.be of het contactformulier.